Unsur-Unsur Surat Resmi Lengkap dengan Contohnya

Ilustrasi sebutkan unsur-unsur surat resmi. Foto: Unsplash/Mediamodifier

Surat resmi merupakan surat yang dibuat oleh sebuah instansi untuk instansi lain maupun individu. Dalam membuatnya, terdapat beberapa unsur yang perlu diperhatikan. Sebagaimana sebuah pertanyaan sebutkan unsur-unsur surat resmi.

Hal ini dikarenakan unsur-unsur dari surat resmi harus ada sebagai bentuk bahwa surat tersebut memang dibuat suatu instansi. Selain itu, adanya contoh surat resmi memudahkan jika diminta untuk membuat surat tersebut.

Unsur-Unsur Surat Resmi

Ilustrasi sebutkan unsur-unsur surat resmi. Foto: Unsplash/Andrew Dunstan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat resmi adalah surat surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik instansi maupun organisasi.

Surat resmi ditulis berdasarkan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, seperti penggunaan bahasa baku, isi yang jelas dan efektif, dan ditulis sesuai keperluan.

Surat resmi sendiri dikeluarkan untuk menyampaikan sebuah keperluan, izin, penugasan, pengumuman, dan lainnya.

Adapun jawaban dari pertanyaan sebutkan unsur-unsur surat resmi yang dikutip dari buku Super Complete SMP/MTs 7, 8, 9 oleh Elis Khoerunnisa, dkk (2020) yakni:

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Pencantuman kop surat mengartikan bahwa surat tersebut resmi mewakili organisasi dalam berkomunikasi dengan pihak lain. Dalam kop surat terdiri dari nama instansi, alamat, nomor telepon, kotak pos, dan logo lembaga.

2. Nomor Surat

Nomor surat perlu dicantumkan dalam surat untuk memudahkan penunjukkan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang keluar. Nomor surat harus diberi nomor surat, kode, dan tahun.

3. Tanggal Surat

Bagian tanggal surat ditulis di bagian kanan kertas tanpa menulis nama tempat dari pengirim. Cara menulisnya adalah tanggal bulan dan tahun saja.

4. Lampiran

Lampiran merupakan bagian tambahan atau dokumen tambahan yang menyertai sebuah surat. Apabila surat yang diterbitkan tidak memiliki dokumen tambahan, kata lampiran dapat ditulis dengan tanda hubung (-).

5. Hal/Perihal Surat

Bagian ini berfungsi untuk mengetahui pokok masalah sebelum membaca keseluruhan isi surat. Hal atau perihal mirip dengan judul keterangan.

Oleh karena itu penulisannya harus menggunakan huruf kapital pada awal kata dan berupa kata benda bukan kata kerja tanpa diakhiri titik.

6. Alamat Tujuan

Alamat surat ditujukan langsung kepada penerima tanpa diikuti jabatannya. Contohnya Yth. Bapak/Ibu/Saudara tanpa perlu diikuti jabatan. Selain itu, penulisan kata sapaan harus ditempatkan di depan nama yang aslinya.

7. Pembuka Surat

Salam pembuka berfungsi untuk membuka pembicaraan, memberikan rasa hormat atau menunjukkan keakraban pengirim surat ke penerima surat. Contoh salam pembuka adalah 'Hormat kami,' ‘dengan ini kami beriktahukan’,‘bersama ini kami sampaikan’, dan lainnya.

8. Isi Surat/Tubuh Surat

Pada pedoman surat, isi surat harus ditulis singkat, jelas, dan sopan. Isi surat yang pendek terdiri diri tiga alinea, yaitu alinea pertama berisi pembuka, alinea kedua berisi maksud dan tujuan surat, dan alinea ketiga berisi penutup surat.

9. Penutup Surat

Salam penutup merupakan bagian surat yang ditulis setelah isi surat. Tujuannya untuk menunjukkan ungkapan terima kasih. Pemilihan salam penutup juga harus disesuaikan dengan salam pembuka.

Tempat penulisan salam penutup biasa ditulis di atas dan lurus dengan identitas pengirim surat.

10. Pengirim

Pengirim surat berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, hingga NIP jika dari instansi pemerintahan. Cara menulisnya yakni nama terang ditulis tanpa kurung, ditulis tanpa menggunakan nama kantor.

11. Tembusan

Tembusan berfungsi untuk mengetahui ke siapa saja surat disampaikan. Meski demikian, tembusan bukan menjadi hal yang wajib dalam surat resmi. Sebab, tembusan digunakan bila ada pihak yang membutuhkan salinan surat yang dialamatkan.

Contoh Surat Resmi

Ilustrasi contoh surat resmi. Foto: Unsplash/Elena Joland

Untuk memudahkan dalam memahami cara menulisnya, contoh dari surat resmi sebagai berikut:

Baca Juga: Surat Pribadi sebagai Bentuk Komunikasi Interaksi dan Bedanya dengan Surat Resmi

Itulah penjelasan singkat dari sebutkan unsur-unsur surat resmi dan contohnya. Semoga penjelasan di atas menambah pengetahuan tentang penulisan surat resmi secara tepat.(MZM)