Invoice: Pengertian, Manfaat, dan Komponennya

Ilustrasi dokumen invoice. Foto: PIxabay

Para pengusaha pasti tidak asing dengan istilah invoice. Sebab, invoice merupakan salah satu dokumen penting untuk memastikan keuangan bisnis berjalan lancar.

Pengertian invoice adalah dokumen tertulis yang berisi surat penagihan hutang yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai pihak penghutang.

Invoice berbeda dengan kuitansi. Kuitansi merupakan dokumen sah untuk produk yang telah dibayarkan. Kuitansi diberikan apabila pihak kedua sudah melunasi semua tagihannya dari pihak pertama.

Mengapa pelaku usaha perlu membuat invoice?

Manfaat Invoice dalam Bisnis

Invoice berfungsi untuk menyimpan catatan penjualan. Di dalamnya berisi data-data penting seperti daftar produk atau jasa, waktu transaksi, identitas penagih, identitas pembeli, hingga jumlah pajak.

Dengan adanya invoice, transaksi bisa dipastikan legal. Dan jika ada kejadian yang tidak diinginkan, invoice bisa menjadi bukti.

Keberadaan invoice tentu memudahkan pembukuan akuntasi. Selain sebagai arsip keuangan, invoice juga dapat digunakan sebagai bahan menganalisa pola pembelian pelanggan untuk menyiapkan strategi bisnis di masa depan.

Komponen Invoice

Invoice yang baik harus memuat komponen-komponen seperti berikut:

Data pihak yang menerbitkan invoice tentu merupakan komponen yang wajib tertera dalam dokumen ini. Pastikan invoice memuat nama dan alamat pihak penyedia barang atau jasa.

Setiap invoice perlu disertai nomor unik yang digunakan untuk mengurutkan tagihan satu dengan yang lainnya. Tanggal juga harus tertulis.

Beberapa jenis tanggal yang ada di invoice yaitu tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal. Ini akan mempermudah proses verifikasi jika diperlukan di kemudian hari.

Selain identitas penjual, data yang harus ada dalam invoice adalah identitas pembeli. Identitas tersebut berupa nama perorangan atau instansi pembeli dan detail kontak mereka.

Deskripsi barang atau jasa harus tercantum sebagai bukti bahwa pembayaran yang dilakukan adalah benar atas barang atau jasa yang dimaksud. Jika tidak ada detail produk atau layanan, informasi menjadi kurang lengkap. Jika terdapat masalah tentu sulit untuk memverifikasi dengan invoice tersebut.

Harga per unit produk sebenarnya tidak harus ada. Namun lebih bagus jika ini dicantumkan untuk memperjelas berapa unit produk yang dibeli dan harga satuannya. Di akhir, sertakan biaya total yang harus dibayar pelanggan.

Ketentuan pembayaran berisi metode pembayaran, kapan pembayaran harus diterima, rincian tentang keterlambatan pembayaran, dan lain-lain.

(ERA)