Tim KKN-T IPB Berikan Edukasi Tentang Etika Virtual Meeting bagi Desa Cikarawang

Tim KKN-T IPB University Berikan Edukasi Tentang Etika Virtual Meeting bagi Masyarakat Desa Cikarawang

Tim Kuliah Kerja Nyata-Tematik (KKN-T) IPB University di Desa Cikarawang, Dramaga, Bogor menggelar webinar Ci-Talks Series 1 dengan mengusung tema “Sikap Cerdas Ketika Melakukan Virtual Meeting pada Era Pandemi COVID-19,” 24/7. Webinar ini bertujuan untuk membuka wawasan dan menginspirasi masyarakat Desa Cikarawang mengenai sikap dan etika ketika melakukan virtual meeting.

Virtual meeting merupakan salah satu cara yang sangat efektif dalam melakukan komunikasi selama era pandemi COVID-19 karena dapat mengurangi mobilisasi secara fisik, mengurangi orang berkerumunan atau berkumpul, serta penggunaannya yang cukup fleksibel. Namun, penerapan virtual meeting yang biasa dilakukan dinilai kurang maksimal, sehingga perlu dilakukan edukasi agar penerapannya dapat optimum.

Permasalahan yang biasa ditimbulkan seperti penampilan yang kurang baik, lokasi yang kurang sesuai, kegiatan yang dapat mengganggu acara seperti makan atau minum, suara yang dapat mengganggu (noise), hadir tidak tepat waktu, serta kurang memperhatikan isi pembahasan yang sedang berjalan.

Webinar kali ini mengundang narasumber Pardi Pay dari Forest Watch Indonesia sekaligus alumnus IPB University dari Departemen Manajemen Sumberdaya Perairan. Pada kesempatan ini, ia menyampaikan materi mengenai etika virtual meeting dalam bentuk tips dan trik sederhana komunikasi digital.

Alumnus IPB University itu mengawali materinya dengan pentingnya social-digital yang merupakan efek pandemi untuk diterapkan dalam aktivitas sehari-hari saat ini. Interaksi social-digital tersebut menggunakan aplikasi yang dapat membantu berkomunikasi dalam virtual meeting, seperti Zoom meeting, Google meet, Whatsapp, Skype, maupun Webex.

“Hal yang perlu dilakukan sebelum memulai virtual meeting yaitu ketersediaan sinyal yang baik serta perangkat yang mendukung, selain itu pentingnya menghargai waktu ketika akan memulai virtual meeting juga harus diperhatikan seperti memasuki ruang meeting tepat waktu dan melakukan konfirmasi jika terkendala,” ujar Pardi Pay, alumnus IPB University .

Lebih lanjut, ia menerangkan, Identitas yang jelas juga perlu ditampilkan pada bagian penamaan akun. Hal ini diperlukan agar dapat mempermudah partisipan lain untuk mengetahui identitas partisipan lain.

“Ketika kegiatan sudah mulai, harap perhatikan kondisi penampilan terutama pada saat menyalakan kamera. Penampilan sangat penting untuk dapat menunjukkan wajah agar mudah dikenali, selain itu penampilan perlu disesuaikan dengan tema atau kondisi kegiatan,” ujar Pardi.

Lebih lanjut, ia menerangkan, pemilihan lokasi adalah hal yang sangat penting. Selain untuk mendapatkan sinyal yang kuat, pemilihan lokasi juga diperlukan agar kegiatan berlangsung dengan tenang, tidak berisik, dan pencahayaan yang cukup.

Kamera pada perangkat sebaiknya selalu dalam keadaan menyala. Namun, dalam kondisi tertentu kamera perlu dimatikan, seperti ketika secara tiba-tiba kedatangan tamu, harus ke toilet, hendak minum, dan ketika perlu menyeting perangkat.

“Pembicaraan yang berlangsung ketika virtual meeting hendaknya perlu diperhatikan dengan baik, selain itu hindari aktivitas atau kegiatan lain agar dapat senantiasa fokus,” ujar Pardi Pay, alumnus IPB University dari Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan ini.

Ia menekankan bahwa, kesepakatan atau peraturan ketika kegiatan berlangsung juga perlu diperhatikan seperti ketika harus bertanya menggunakan fitur raised hand atau menuliskan identitas di kolom obrolan, ketika melakukan presensi harus mengisi form pengisian. Selain itu, etika lain yang penting untuk diterapkan yaitu hindari memotong pembicara lain dan ketika terjadi kendala pada aplikasi atau harus meninggalkan room meeting lebih awal hendaknya dikonfirmasikan kepada partisipan. (*/RA)